Nói chuyện điện thoại trong công việc một cách hiệu quả

Việc gọi và trả lời những cuộc gọi trong công việc đòi hỏi nhiều hơn là chỉ trò chuyện thông thường. Nói chuyện qua điện thoại với đồng nghiệp, cấp trên hay khách hàng tiềm năng là cơ hội cho bạn để lại một ấn tượng tốt. Sau đây là một số gợi ý về việc làm thế nào để nói chuyện điện thoại trong công việc một cách hiệu quả:

  • Bạn cần một giọng nói rõ ràng khi nói chuyện trong điện thoại, vì vậy hãy ngừng nhai hoặc nuốt trước khi gọi điện.
  • Khi bạn nhận cuộc gọi từ bên ngoài, hãy nêu tên phòng ban và tên công ty của mình trước. Khi bạn là người gọi đi, tương tự, hãy nói rõ tên mình cũng như tên người hay phòng ban mà bạn muốn gặp.
  • Luôn nói chuyện lịch sự dù người ở bên kia đầu dây là ai. Hãy nhớ nói “vui lòng” và “cảm ơn” với người tiếp chuyện bạn, dù họ là nhân viên lễ tân hay giám đốc công ty. Điều này sẽ giúp cuộc gọi trở nên đúng mực và thoải mái hơn.
  • Một số người có thói quen làm nhiều việc cùng một lúc trong khi đang gọi điện thoại, điều này làm bạn dễ phân tâm. Hãy luôn tập trung vào nội dung cuộc nói chuyện để không bỏ lỡ thông tin, cũng như khiến người bên kia cảm thấy được tôn trọng.
  • Trong trường hợp có người khác bước vào phòng hoặc có một cuộc gọi khác đang đến, hãy cáo lỗi để tạm ngưng và nhanh chóng giải quyết vấn đề đang xen vào kia trong một vài giây, đừng để người bên kia đầu dây chờ đợi quá lâu. Nếu bạn không thể giải quyết ngay lập tức vấn đề mới ấy, hãy xin lỗi và hẹn gọi lại cho người bên kia sau trong thời gian thuận tiện hơn.
  • Nếu bạn không thể hoặc không phải là người chịu trách nhiệm giải quyết vấn đề mà người gọi tới cần, bạn nên giải thích với họ trước khi chuyển máy đến người thích hợp.
  • Khi phải để lại tin nhắn thoại, hãy nói chậm và rõ ràng thông tin về tên cũng như số điện thoại để người nhận liên lạc lại. Trong trường hợp khẩn cấp, sau khi đã để lại tin nhắn thoại mà người nhận không lập tức phản hồi do bận công việc, đừng gọi lại nhiều lần, hãy gọi lại vào ngày hôm sau hoặc gửi email nói rằng bạn đã để lại tin nhắn thoại.
  • Nếu bạn là người nhận được tin nhắn thoại, hãy nghe hết tất cả nội dung trước khi liên lạc lại. Bạn có thể sẽ nhận ra không cần thiết phải gọi lại ngay lập tức và có thể làm việc khác trước. Ví dụ, một đồng nghiệp hỏi về một thông tin nào đó mà bạn đã định sẽ đưa cho họ vào sáng mai.

Similar Posts
7 bí quyết quản lý thời gian hiệu quả
Vấn đề về thời gian luôn là một thách thức đối với nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ. Bạn luôn gặp...
Làm việc và tình nguyện tại Việt Nam
Tình nguyện Các cơ hội cho công việc tình nguyện tại Việt Nam khá hạn chế bởi có quá nhiều...
THỜI GIAN BIỂU CỦA NGƯỜI THÀNH CÔNG
Bạn có muốn thành công hơn không? Nhiều doanh nhân thành công đã chia sẻ những thói quen sinh hoạt...